想用 Dolce Gusto 這類膠囊咖啡機？機關採購的規格撰寫、耗材相容與驗收

從喜歡的產品，回到真正的需求

承辦人員注意到某一款產品，通常是因為它具備某些優點，例如一鍵出杯、不需要磨豆、清潔簡單、機體小巧。這些優點才是機關真正的需求。撰寫規格時，應把這些優點寫成功能條件，而不是把產品名稱或型號放進去。

例如「以預先分裝的膠囊出杯、操作不需專業訓練、使用後廢膠囊可集中收集、機體可放置於一般檯面」，這樣的描述能讓不同廠牌的同類產品都有機會參與，也符合公平競爭的精神。若只有單一產品能符合某項條件，就要檢討這項條件是否真的必要。

膠囊系統的相容性問題

膠囊式咖啡機的特點是機器與膠囊規格綁在一起，不同系統的膠囊通常不能互換。這對機關採購有兩層意義：第一，買了機器之後，日後的耗材採購會受機器系統限制；第二，耗材的採購也要避免在規格中直接指定廠牌，但又必須與已購置的機器相容。

實務上，常見的處理方式是在耗材規格中說明「須與本機關現有設備相容」並附上機器的型號資訊，讓供應商據以提供相容的產品。這和印表機碳粉採購時以機器型號作為相容依據的做法類似，相關觀念可參考原廠與相容耗材的差異。

機器與耗材要一起規劃

因為相容性的關係，機關在購置膠囊機時，最好同時規劃日後的耗材供應。可以選擇在同一案中採購機器與一段期間的耗材，也可以先購置機器，再以年度方式採購耗材。前者的好處是一次處理，後者則較有彈性，但要確保日後能順利取得相容耗材。

規劃時要估算年度用量，例如會議室每年的會議場次、接待來賓的頻率，推估大約需要多少膠囊。同時考慮膠囊的保存期限，避免一次採購過多造成過期浪費。

驗收時要確認什麼

膠囊機到貨後，驗收除了清點數量與外觀，應實際放入膠囊試用，確認出杯正常、操作與規格描述相符。也要確認配件是否齊全，例如水箱、滴水盤、使用說明與保固文件。若同案採購耗材，也要核對品項、數量與保存期限。

驗收合格後，依財產管理規定登記機器，並指定保管人。耗材屬於消耗品，依機關的物品管理方式入庫與領用，並保留領用紀錄以便日後估算用量。

市場調查時可以比較的面向

承辦人員在做市場調查時，可以從幾個面向比較不同系統的膠囊機。第一是出杯方式與操作的簡易程度；第二是清潔與除垢的方式與頻率；第三是耗材的取得管道與供應穩定性；第四是機體尺寸與放置條件；第五是保固內容與維修管道。

比較的目的不是選出特定品牌，而是了解市場上同類產品共同具備哪些功能，進而寫出合理的規格。若發現某項功能只有極少數產品具備，就要思考是否真的必要，還是可以放寬條件讓更多產品參與。

小額需求也要保留紀錄

膠囊機的金額通常不高，很多機關會以較簡便的程序辦理。即使如此，仍應保留需求簽辦、市場調查、報價與驗收的紀錄。這些紀錄不僅是內部控制的一環，也能在日後需要採購耗材或汰換機器時，提供前次的參考資料。

耗材的年度採購也一樣，每次的品項、數量與領用紀錄都應保存。累積一兩年的資料之後，就能更準確地估算年度用量，編列預算時也更有依據。小額採購的一般觀念可參考小額採購說明。

耗材的保存與領用

膠囊屬於食品類的消耗品，保存條件與期限需要注意。入庫時可以記錄批號或有效期限，放置在陰涼乾燥的地方，並依先進先出的原則領用。若機關有多處使用膠囊機，可以集中保管再依需求分送，避免各處各自囤積。

領用紀錄除了作為內部控制之用，也是估算年度用量的依據。若發現某處用量明顯偏高或偏低，可以檢視是否有使用習慣的差異，或是否需要調整配置。

汰換時的相容性考量

膠囊機使用多年後需要汰換時，相容性的問題會再次出現。若機關仍有未用完的膠囊庫存，新機器是否能繼續使用，會影響汰換的時點與規格。建議在規劃汰換前先盤點耗材庫存，並逐步降低存量，避免舊耗材因新機器不相容而無法使用。

撰寫新機器的規格時，仍應以功能描述為主，不因過去使用某一系統就直接指定同一系統。若確有延續相容性的必要，應在簽辦中說明理由，讓決策過程有清楚的紀錄。舊機器則依財產管理規定辦理報廢或其他處分。

使用與清潔的日常管理

膠囊機雖然清潔簡單，但仍要定期清空廢膠囊盒與滴水盤、定期除垢，才能維持出杯品質與衛生。建議由保管人或指定同仁負責，並在機器旁放置簡單的操作與清潔說明。

廢膠囊的處理也可以一併考慮。部分膠囊的材質與回收方式有其特性，機關若重視綠色採購與資源回收，可以在規劃時了解相關的回收管道，並納入日常的垃圾分類流程。綠色採購的一般觀念可參考綠色採購與環保標章。

上伊美機關採購整理膠囊式咖啡機的採購思路，協助機關在合規的前提下評估這類設備。